Что такое WBS: знакомимся со структурной декомпозицией работ

Для удобства управления проектами рекомендуется составлять ряд иерархических структур. Они помогают наглядно отобразить работу со всеми имеющимися ресурсами, чтобы управлять и контролировать доступные элементы. В числе таких структур — WBS (аббревиатура трех слов: work, breakdown и structure).

• Work (работа) — физическое и/или умственное усилие, которое направляется на достижение результата. При этом учитывается, что решаются определенные задачи, исполнитель преодолевает возникающие сложности, использует соответствующие навыки.

• Breakdown (декомпозиция) — процесс разделения на части, простые составляющие.

• Structure (структура) — упорядочение полученного множества объектов и отношений между ними, наглядное отображение всех взаимосвязей.

WBS — это иерархическая структура задач или работ в проекте, которая представлена в графическом виде.

Содержание:

— Зачем использовать структурную декомпозицию работ

— Как может выглядеть WBS

— Насколько подробной должна быть декомпозиция работ

— Когда структурная декомпозиция не работает

— Кто чаще всего применяет этот метод

Зачем использовать структурную декомпозицию работ

У этого метода есть несколько преимуществ:

1. Руководитель видит все взаимосвязи.

2. Если работа происходит вместе с подрядчиками и субподрядчиками, с помощью WBS можно наглядно и понятно описать содержание проекта, чтобы избежать недопонимания.

3. С помощью структурной декомпозиции работ руководитель распределяет и фиксирует обязанности за каждым исполнителем проекта. Таким образом, каждый участник рабочего процесса точно знает свою роль и требования к качеству его работы.

4. Благодаря WBS руководитель и все участники проекта наглядно видят основные этапы и понимают точки контроля процесса. Они предвидят возможные проблемы и могут продумать шаги по их предотвращению.

5. С помощью структурной декомпозиции работ WBS можно заранее оценить затраты и риски, которые возникнут при реализации проекта.

6. Визуализация помогает оценить реальное время, которое потребуется на выполнение отдельных задач и всего проекта в целом.

7. Работа с WBS улучшает коммуникацию в команде.

8. Благодаря структурной декомпозиции работ WBS, можно повысить сфокусированность команды на цели.

9. Этот подход помогает проводить эффективный мозговой штурм: благодаря наглядной иерархической структуре фиксируются все идеи и решения, которые на первый взгляд выглядят полезными. Дальше их либо берут в работу, либо удаляют из схемы.

10. За счет графического отображения руководитель может продемонстрировать клиенту, что работа отлажена и идет по запланированным этапам.

Как может выглядеть WBS

Есть несколько форм для реализации иерархической структуры работ. Рассмотрим, какие из них наиболее популярны, в чем их преимущества и как их реализуют.

№1. Контурная структура

Ценится за простоту построения: в ней прописывают задачи проекта, отмечают их значение и место в иерархии. Такую структурную декомпозицию работ можно сделать, например, в CRM-системе Аспро.Cloud — смотрите отражение проектов и отдельных задач.

Так выглядит работа в CRM Аспро.Cloud

№2. Таблица

Так выглядит структура работ в облачном сервисе Google.Таблицы

№3. Ментальная карта

Одна из наглядных форм для отображения работ по проекту. Для удобства рекомендуется древовидная структура: основную задачу разбивают на необходимое число этапов, каждый из которых разделяют на подзадачи и детализированные планы работ. Можно построить в FreeMind, XMind или другом похожем сервисе.

Так строится структура работ в облачном сервисе Mindmeister

№4. Диаграмма Ганта

Наглядно показывает информацию по задачам, которые должны быть выполнены в проекте. При такой структурной декомпозиции работ WBS показывается продолжительность каждого этапа, указано время, необходимое для утвержденных задач, и ответственных за их выполнение.

Самый простой способ построить диаграмму Ганта — использовать бесплатные шаблоны Gantt Excel. Можно разбить проект по фазам, просмотреть каждую из них, свести в группы по длительности, стоимости задач и назначенных ресурсов. Преимущество этого решения в том, что таблицей можно делиться с сотрудниками и подрядчиками, коллективно вносить правки при выдаче соответствующего доступа к документу.

Для более сложных проектов можно использовать онлайн-инструмент GanttPRO: сочетает простоту всем знакомого Excel и возможности MS Project. При простоте создания организационной структуры планирование и управление проектами становится более наглядным и продуманным.

Так выглядит работа в GanttPRO

№5. Иерархическая структура задач

Удобна тем, что в одном окне реализована структура задач с их детализацией и график работ в виде диаграммы Ганта. Для такой структурной декомпозиции работ WBS рекомендуется использовать Microsoft Project.

Насколько подробной должна быть декомпозиция работ

Важные требования к декомпозиции работ по проекту:

• Она должна быть достаточной, чтобы достоверно оценивать объем работ для каждого этапа задачи.

• Время на выполнение должно быть примерно равным периоду контроля. Например, если встреча с командой происходит один раз в две недели, длительность задачи должна быть не более 10 рабочих дней. Дальнейшую декомпозицию можно сделать после подведения итогов проделанной работы.

• На один элемент структуры должен приходиться только один исполнитель.

• Не допускается дублирование одного элемента в разных ветках.

После составления WBS следует обязательно согласовать ее с прямым заказчиком.

Когда структурная декомпозиция не работает

Структурная декомпозиция работ нужна не всегда, в определенных условиях ее не применяют:

• Если деятельность компании связана с высоким риском неопределенности, элементы WBS будут постоянно меняться.

• Если описывают только основные виды работ — чтобы четко выстроить структуру, нужно опираться на данные систем отчетностей и управления заданиями, журналов внимания сотрудников.

• Если описывают только один из видов деятельности предприятия — нужно оцифровывать все работы организации.

• Декомпозиция работ сделана по 5% рабочего времени — любой форс-мажор приведет к неэффективности применения сформированной структуры.

• WBS строится только ради сбора данных — тогда декомпозиция не берется в работу и не учитывается в процессах, значит, денежные и ресурсные затраты, направленные на ее разработку, не окупятся.

• Полученная структурная декомпозиция используется разово — результаты можно получить только при регулярном и постоянном применении метода и полученных структур.

Кто чаще всего применяет этот метод

Наибольшую популярность WBS имеет у проектных менеджеров, которые занимаются разработкой проектов в строительной сфере. Она помогает руководителю компании, инвесторам и клиентам понять, на каком этапе находится строительство. Кроме того, WBS используют:

• Руководители и менеджеры компаний, разрабатывающих программное обеспечение, применяют структурную декомпозицию работ при утверждении концепций продукта. Требования, которые будут предъявляться к конечному программному обеспечению, легче выявить при предварительном построении WBS. Кроме того, при графическом отображении работ легче отслеживать прогресс, чтобы заранее определить самые сложные и проблемные точки, и заранее продумать, как их преодолеть без нарушения сроков.

• При работе с удаленными командами такая наглядная иерархия поможет понятнее распределить обязанности и зоны ответственности. После разработки документа, в котором зафиксированы все уровни и связи, он может быть размещен в общем доступе.

Как видно из особенностей и преимуществ структурной декомпозиции WBS, ее применение при управлении проектом помогает добиться большей прозрачности для всех участников и улучшить контроль.