Контроль и управление просроченной задолженностью

Вы можете добросовестно вести дела и платить по счетам своевременно, без задержек. Но это не значит, что контрагенты будут поступать так же. В случае отсутствия платы за поставленные товары или оказанные услуги вы имеете дело с дебиторской задолженностью. Если ее не контролировать, то она может перерасти в просроченную. В лучшем случае расплачиваться с подрядчиками придется за счет собственных средств, которыми можно было распорядиться иначе, например, направить на развитие бизнеса. В худшем — привлекать заемные средства, снижая финансовую устойчивость организации.

— Что входит в понятие просроченной задолженности

— Как взыскать просроченную задолженность

— Шесть идей, которые помогут в переговорах с задолжавшим контрагентом

— Что сделать, чтобы контрагенты платили вовремя

Что входит в понятие просроченной задолженности

Современная форма расчетов наряду с полной оплатой, включает в себя поэтапную оплату, авансирование сделки, кредитование контрагента. Такие распространенные обязательства третьих лиц перед организацией называются дебиторской задолженностью. Исполнитель, продавец или подрядчик получают часть денежных средств в качестве аванса. Важный момент такой сделки — обязательства должны быть оценены, отражены в документах и иметь срок исполнения, который позволит при необходимости взыскать долг.

Просроченная задолженность в бухгалтерском учете возникает с момента истечения срока исполнения обязательств. Возьмем, к примеру, компанию «Ромашка», которая 5 ноября 2022 года отгрузила ООО «Тюльпан» товар на сумму 500 000 руб. Отсрочка платежа была предоставлена на 15 календарных дней. По истечении указанного в договоре срока оплата от ООО «Тюльпан» не поступила — контрагент сослался на трудности в реализации продукции. Так, согласно договору, в бухучете компании «Ромашка» с 30 ноября 2022 года дебиторская задолженность в сумме 500 000 руб. была переведена в разряд «просроченной».

Срок может быть определен законом, договором или другим исполнительным документом, но обязательным условием является его письменное отражение в документе. Обязательства переходят в разряд просроченных со следующего дня после окончания срока погашения. Это может быть задолженность поставщиков и подрядчиков, задолженность подотчетных лиц, задолженность бюджета по возврату излишне уплаченных налогов и сборов. Бухгалтерский учет ведется отдельно по каждому возникшему обязательству.

Просроченная задолженность включает:

• Реальную — задолженность полностью обеспечена договором поручительства, залогом или банковской гарантией.

• Сомнительную — денежное обязательство контрагента не обеспечено поручительством, гарантией или залогом.

• Безнадежную — произошла ликвидация должника, истек срок исковой давности, должник неплатежеспособен (банкрот).

В зависимости от характеристики контрагента задолженность может делиться на ликвидную (должник платежеспособный с положительной деловой репутацией) и неликвидную (должник финансово неустойчив и имеет негативную деловую репутацию).

Как взыскать просроченную задолженность

Работа с просроченной задолженностью подразумевает два основных способа ее взыскать. Чтобы выбрать наиболее подходящий вариант взыскания, важно проанализировать состояние задолженности, проверить платежеспособность и деловую репутацию должника, а также состав договора и факты нарушений условий оплаты. Только после оценки долга юрист фирмы или главный бухгалтер принимает решение о добровольном или принудительном взыскании просроченной задолженности.

Шесть идей, которые помогут в переговорах с задолжавшим контрагентом

Первый вариант взыскания задолженности — добровольный. Он наиболее предпочтителен, так как в этом случае конфликт сторон можно будет разрешить без ущерба деловой репутации и продолжить сотрудничество. Стороны самостоятельно договариваются о погашении просроченных выплат, процентов по ним и штрафах. Составляют график выплат, подписывают акт сверки обязательств. Иными словами, решают вопрос мирным путем.

Вы можете воспользоваться одной из предложенных идей, полагаясь на ситуацию, ваши взаимоотношения с контрагентом, размере задолженности и перспективы дальнейшего сотрудничества. Чтобы убедить контрагента добровольно погасить просроченную задолженность, можно:

1. Предложить внести плату, чтобы продолжить работу.

2. Напомнить контрагенту об угрозе его деловой репутации, если просроченная задолженность не будет погашена полностью.

3. Напомнить контрагенту о вероятности передачи долга третьей организации, которая будет решать вопрос принудительно.

4. Напомнить должнику об испорченной кредитной истории и вероятности попасть в «черный список».

5. Предложить реструктуризацию долга, в том числе за счет изменения условий возврата и сроков уплаты просроченной задолженности.

6. Предложить обменять долг на долю в уставном капитале организации контрагента — как способ решить проблему.

Искусство деловой коммуникации — вот что нужно брать на вооружение в решении финансовых вопросов. Сохранить лицо проще, если должны вам, а не вы, однако в любом случае вежливость и профессиональная этика будут определяющими принципами ведения бизнеса.

Второй вариант взыскания задолженности — принудительный. Не самый благоприятный вариант развития событий, так как он связан с потерей времени и дополнительными затратами в связи с обращением в суд.

В настоящий момент только Федеральная служба судебных приставов на основании 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 г. вправе принудительно взыскать с организации просроченную задолженность. Это решение актуально, если должник не может добровольно выплатить долг, отказывается его оплачивать или скрывается (не отвечает на звонки, письма, игнорирует встречи).

В рамках 229-ФЗ, на основании вынесенного судебного решения, в порядке очереди применяют три способа принудительного взыскания просроченной задолженности:

1. Списание денежных средств с открытых банковских счетов должника.

2. Удержание просроченной задолженности из заработной платы должника.

3. Реализация имущества должника в рамках открытого аукциона. 

Кроме денежных взысканий, применяются и другие методы борьбы с безответственными контрагентами. Например, может быть наложен запрет на регистрацию собственного бизнеса или на выезд за пределы страны конкретного лица.

Что сделать, чтобы контрагенты платили вовремя 

Грамотно выстроенная работа с просроченной задолженностью начинается задолго до ее возникновения.

1. Проверка контрагента. Перед началом сотрудничества аккумулируется и анализируется информация о надежности компании. В том числе из средств массовой информации, открытых источников, кейсов и опыта партнеров. Выявляются возможные риски и дается оценка деятельности по заданным критериям.

2. Анализ задолженности. Важно системно управлять дебиторской задолженностью, планировать эффективную работу с потенциальными и текущими долгами. Вести бухгалтерский учет дебиторской задолженности, контролировать период ее оборачиваемости, составлять акты сверки взаиморасчетов.

3. Профилактика задолженностей. В ваших силах проводить регулярный мониторинг контрагентов, не дожидаясь, пока они подведут вас. Анализировать и проводить профилактику возникновения дебиторской и просроченной задолженностей.

4. Переговоры о возврате долгов. Необходимо быть в постоянном контакте с контрагентом: предупреждать его о сроке наступления обязательств, вести претензионную переписку, вести результативные переговоры о возврате. Вы можете использовать все доступные способы воздействия на клиентов для погашения просроченной задолженности, которые отвечают вашим принципам и корпоративной этике: от телефонных переговоров до судебного разбирательства. При необходимости вы можете привлекать СМИ и использовать социальные сети для достижения ваших целей.

Чтобы успешно управлять финансами, а также не допускать просроченной задолженности, важно всегда держать «руку на пульсе» и самостоятельно (силами штатных или привлеченных бухгалтеров) контролировать соблюдение условий договора, поступление и размер платежей. Недобросовестные контрагенты будут всегда, но успех вашей компании — ваша ответственность. Поэтому внимание к финансам никогда не бывает лишним.